Bu makalede iş süreç yönetim (BPM) konsepti ele alınmıştır. AKAF şirketi 2006’dan beri çeşitli alanlarda özel iş süreç yönetimleri üretmektedir. İş süreç yönetim geleneksel yöntemlerini yazılım ve uygulama aracılığıyla dijital alana geçiren AKAF şirketinin en temel uzmanlığı özel iş süreç yönetimi uygulamalarının üretimidir.
İŞ SÜREÇ YÖNETİM YAZILIMI NEDİR?
Bir organizasyonda iş süreçlerinin belirlenip tanımlanması, iş akışlarının süreç hedefleri doğrultusunda iyileştirilmesi hızlandırılması ve otomatikleştirilmesi yaklaşımıdır. Süreçlerin nasıl yapılıp düzenlendiğini ve nasıl analiz edildiği ile ilgilenir. Kısaca BPM iş süreçlerinizi kolaylaştırmak ve hızlandırmak için bir ihtiyaçtır.
BPM KURUMUNUZA NASIL YARDIMCI OLUR?
İhtiyaçlarınız doğrultusunda çeşitli görevleri kolaylaştırmak için iş süreç otomasyonu kullanarak belge işlerinizi (onaylama, inceleme vb.), personellerinizin talepleri, işe alım gibi konularda süreçlere uyulmasını sağlar.
BPMS e-mail hatırlatmaları, ödeme araçları gibi sürekli tekrar eden işlemleri otomatikleştirerek kurumunuzda iş akışınızı geliştirerek hızlandırır. Bu sizlere iş verimi olarak geri döner. Hızlandırılarak otomatikleşen işlerinizde hata payı en aza iner ve birim zamanda daha fazla iş yapmanızı sağlar.
BPM YAŞAM DÖNGÜSÜ
–Design(Tasarım): Süreci belirli bölgelere bölmek adımıdır. Çoğu süreç, veri toplamak için bir form ve bunu işlemek için bir iş akışı içermektedir. Form oluşturduktan sonra iş akışında her göreve kimin sahip olacağını belirlenmesi gerekmektedir.
-Model: Seçilmiş olan BPM yazılımı ile modellemesi bu adımda yapılmaktadır. İşlemi görsel olarak göstermektedir. Olayların sırası ve işlemleri boyunca veri akışı hakkında net bir fikir vermek için tarihler ve koşullar gibi ayrıntıları düzenlenmektedir.
-Execute(Çalıştırma): Çizilmiş olan sürecin kullanılan sisteme entegre edilerek çalıştırılması aşamasıdır. Önce, küçük bir grupla canlı olarak test ederek işlemi yürütülmesi gerekmektedir. Ardından tüm kullanıcılara açılması gerekmektedir. Hassas bilgilere erişimin kısıtlanması bu adımda ayarlanması gerekmektedir.
-Monitör(İzleme): Çalıştırılmış olan sisteminizi, izlemek ve analiz edilmesi adımıdır. İş akışı boyunca devam eden sürece, göz kulak olarak, ilerlemeyi belirlemek, verimliliği ölçmek ve darboğazları bulmak asıl amaçlardandır.
-Optimize: İzleme sonucunda oluşmuş olan analizler sonucunda sürecin optimize edildiği adımdır. Analiz yaparken veya daha verimli hale getirmek için formalarda ve iş akışlarında güncellemeler yapılmalıdır.
İş süreç yönetim avantajları
-Basitleştirilmiş Problem Çözme
İş süreçleri, belirli iş, doğru çalışanlara daha iyi dağıtılmasına yardımcı olmaktadır. Çözüm veya iyileştirme ihtiyacı olan faktörler varsa, İş süreç yönetim (BPM) yürürlüğe girer. İş süreç yönetim (BPM) çalışanların kendi bölümlerindeki sorunları daha fazla odak ve kaynakla ele almalarına izin verir. Çoğu durumda, bu avantaj, çeviklik olarak adlandırılır. Çünkü kuruluşlar sorunları tespit edebilir ve çabucak çözümler bulabilirler.
-Azaltılmış Riskler
Bu avantaj, BPM’ nin problem çözme niteliği ile yakından bağlantılıdır. Stratejik olarak konumlandırılmış çalışanlarla, organizasyon riskleri ve tuzaklar konsantrasyonunun iyi korunup kaynakların iyi yönetildiği ölçüde en aza indirgenir. Risklerin azalmasıyla birlikle organizasyonlar öngörülebilir konular için daha iyi kararlar alabilirler.
-Ölçülebilirlik
Sürecin başlarında somut ve ölçülebilir sonuçlar gösterilebilir. Kurumların neyin işe yarayıp yaramadığını belirlemelerine yardımcı olmak için analitik ya da istatiksel sayılar iyi düzenlenmiş ve yorumlanmıştır.
-Müşteri ve Çalışan Mükemmelliği
Müşteriler için daha iyi müşteri desteği, BT desteği ve istedikleri ürün veya hizmetler için tercihlerini alabilmektedirler. BPM ile profesyoneller kariyerlerini zorlu ama ödüllendirici bir aşamada oluşturmasına yardımcı olabilmektedir.
DEZAVANTAJLARI
Her projede, kurumda BPM kullanılması her zaman doğru bir karar olmayabilir. BPM tercihi yapılırken çok dikkat edilmesi gerekmektedir. Fazla süreçlerin değişmediği yerlerde kullanılması gereksiz zaman ve para kaybına yol açabilmektedir. İş süreç yönetimi kullanılmasındaki dezavantajlar da şu şekilde sıralanabilir.
-Zayıf Yönetim ve Fon Kaybı
BPM kullanmanın faydaları, ancak doğru bir şekilde uygulanması halinde tam olarak gerçekleşmektedir. Metodolojilere uyulmaması, ciddi miktarda para ve diğer kaynakların kaybedilmesiyle sonuçlanacaktır. İş süreç yönetim yazılımı kurum için uygun olsa da uygulamalarda kullanılması kolay ve kısa değildir.
-Sınırlı Yenilikler
BPM kullanan kuruluşların modern teknolojiye veya yeni trendlere uyum sağlama konusunda uzman olunması belirli bir süre almaktadır. Hem kurumun iç dinamikleri hem de personelde yaşanılan bilgi eksikliği BPM’ in tam olarak kullanılamamasına neden olmaktadır. Kurumun personellerinin çok iyi eğitilerek neler yapılabildiği, süreç personel tarafından değiştirildikten sonra yürürlüğe koymadaki zorlukları ve testlerin tam olarak sindirilmesi gerekmektedir.
-İletişim Eksikliği
BPM ile her şeyin süreçlere ayrılarak yapılması, yüz yüze konuşma azaltacağı için iletişimi azaltmaktadır. İletişimin azalması bir kurumda istenmeyen durumlardan birisidir.
SONUÇ
Kurumlarda, şirketlerde süreçlerin BPM ile ele alınması ile bir çok avantaj elde edilmektedir. BPM ile müşteri ve çalışanlar değişen ihtiyaçlara çok hızlı şekilde sisteme adapte edilebilirler. Yalnız tüm süreçlerin aniden BPM ile yapılmaya başlanması, bazı sorunları meydana getirebilmektedir. Bu yüzden sadece çok önemli olan süreçlerden, BPM oluşturulmaya başlanması daha yararlı olacaktır. Anahtar süreçlerin çevrildikten sonra bu sürece bağlı diğer süreçler de yavaş yavaş BPM ’e dahil edilmesi daha yararlı olacaktır.
BPM sürecinin entegre edildiği kurumlarda, personelin iyi eğitilmiş olması gerekmektedir. Eğitilmemiş personeller süreçler hızlandırmadıkları gibi yavaşlamasına da sebep olacaktır.
BPM ’in disiplininin asıl amacının devamlı süreci iyileştirmek olduğu unutulmamalıdır. İşlem devamlı kendini geliştirmek zorundadır. Süreçler izlenerek darboğazların bulunması ve aşılması gerekmektedir. Bu darboğazlar aşıldıkça süreçler çok daha iyi olacaktır. Süreçlerin artması ve kalitesinin artırılması açısından bunlar önemli noktalardır.
